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Ventas

Facturas de Venta

Esta pantalla es el centro de control de tu facturación. Desde aquí podrás visualizar, buscar y gestionar todas las facturas de venta que has emitido a tus clientes.

Acceso y Navegación 

Para acceder a este listado, dirígete al menú lateral izquierdo, despliega la sección Ventas y haz clic en Facturas.

Funcionalidades Principales

• Crear Nueva Factura: Utiliza el botón naranja + Nuevo situado en la esquina superior derecha para empezar a redactar una nueva factura desde cero. Actualmente permite generar facturas simplificadas y ordinarias.

• Buscador Rápido: Localiza cualquier documento al instante escribiendo el nombre del cliente o el número de factura en la barra de búsqueda lateral.

• Filtros Avanzados: Organiza tu vista utilizando los desplegables superiores. Puedes filtrar por:

  • Estado: (Borrador, Emitida...)

  • Tipo y Pago: Para segmentar según la naturaleza del documento.

  • Rangos de Fecha: Filtra tanto por Fecha de emisión como por Fecha de vencimiento para controlar tus cobros.

Listado de Facturas

La tabla principal te ofrece un resumen rápido del estado de tu negocio con la siguiente información:

• Identificación: Número de factura y cliente asociado.

• Fechas: Emisión y vencimiento.

• Importes: Subtotal y Total (con impuestos incluidos).

• Estado: Etiquetas visuales (ej. "Pagado" en verde, "Emitida" en azul) para conocer la situación de cobro de un vistazo.

Acciones

En la última columna de cada fila, encontrarás el menú de acciones (...), desde donde podrás descargar, ver detalles o enviar la factura correspondiente.

Creación y Edición de Facturas

Esta pantalla te permite confeccionar tu factura paso a paso. Es importante que revises bien los datos antes de emitirla, ya que solo podrás editar la factura mientras se encuentre en estado "Borrador". Una vez emitida, el documento queda cerrado para garantizar la integridad fiscal.

Datos del Cliente y Cabecera

• Cliente: Para emitir una factura ordinaria, la selección de un cliente es obligatoria. Selecciónalo del desplegable para que se autocompleten sus datos fiscales.

• Fechas: El sistema sugiere la fecha actual, pero puedes modificar la Fecha del servicio y establecer el Vencimiento deseado.

Líneas de Producto

En el apartado central definirás qué estás vendiendo:

• Flexibilidad: Aunque puedes configurar tus artículos previamente en el módulo Productos y Servicios para trabajar más rápido, no es obligatorio. Tienes total libertad para escribir manualmente el concepto, precio y cantidad directamente en la línea de la factura.

• Impuestos: Asegúrate de seleccionar el tipo impositivo correspondiente para cada línea.

Pago y Finalización

• Método de Pago: Selecciona cómo cobrarás esta factura (Transferencia, Tarjeta, etc.).

  • Nota: Recuerda que los métodos de pago disponibles deben haberse configurado previamente desde la sección de Ajustes.

• Guardar o Emitir:

  • Guardar como borrador: Te permite dejar la factura en pausa y seguir editándola más tarde.

  • Emitir Factura: Genera el número oficial y bloquea la edición del documento.

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Gestión de Factura Emitida

Una vez la factura ha sido emitida (o al acceder a una ya existente), verás la pantalla de detalle con opciones específicas para su gestión documental y de cobro.

Descarga de Documentos

En la parte superior derecha dispones de las opciones de descarga:

• Descargar PDF: Pulsa este botón para obtener inmediatamente la versión imprimible de la factura.

• FacturaE: Si necesitas el formato electrónico xml, podrás descargarlo desde aquí.

  • Requisito: Para que esta opción funcione, es necesario que hayas subido previamente tu certificado digital o firma a la plataforma.

Control de Cobros

Para mantener tu contabilidad al día, no olvides registrar los ingresos:

• Añadir Pago: Utiliza este botón situado a la derecha para asignar un cobro a la factura (total o parcial). Esto actualizará el estado del documento a "Pagado" (o "Parcialmente pagado" si el pago no está completo) en el listado general.

Rectificativas

Si cometiste un error en una factura ya emitida, utiliza el botón "Generar rectificativa" para crear el documento de abono correspondiente de forma automática y legal.

Contactos

Importación de contactos

Si dispones de una base de datos externa o estás migrando desde otro sistema, puedes dar de alta a todos tus clientes de golpe utilizando la función de importación.

Preparación del Archivo CSV

Para asegurar que los datos se carguen correctamente, es fundamental utilizar el archivo plantilla.csv.

• No modifiques las cabeceras: El sistema utiliza la primera fila del archivo para identificar cada dato (Nombre, NIF, Email, etc.). Mantén los nombres de las columnas exactamente como vienen en la plantilla.

• Datos Obligatorios: Al igual que en la creación manual, asegúrate de que cada fila tenga al menos el Nombre y el NIF/CIF, ya que son campos imprescindibles.

• Formato: Rellena la información respetando el formato de las columnas (ej. el teléfono sin espacios extraños, el email válido, etc.).

Proceso de Carga

1. Dirígete al módulo de Contactos.

2. Pulsa el botón rojo Importar situado en la parte superior, junto al botón de "Nuevo cliente".

3. Selecciona tu archivo plantilla (1).csv ya cumplimentado.

4. El sistema procesará las líneas y te confirmará la importación.

Nota: Es recomendable hacer una prueba inicial con 2 o 3 clientes en el archivo para verificar que todos los campos (especialmente las direcciones y datos fiscales) se colocan en su lugar correcto antes de subir el listado completo.

 

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Crear y editar contacto

En este apartado mantendrás organizada tu base de datos de clientes. Tener la información actualizada aquí agilizará enormemente el proceso de facturación, ya que los datos se cargarán automáticamente al crear nuevos documentos.

Listado General

La pantalla principal te ofrece una vista rápida de tu cartera de clientes:

• Gestión: Utiliza los botones superiores para crear un + Nuevo cliente manualmente o usar la función Importar si prefieres cargar un listado masivo desde un archivo externo.

• Identificación Visual: La tabla distingue claramente entre Empresas y Personas físicas mediante etiquetas de color, facilitando la búsqueda visual.

• Búsqueda: Puedes localizar a cualquier contacto rápidamente introduciendo su nombre, teléfono o email en el buscador.

Creación de Contacto: Datos Generales

Al añadir o editar un cliente, la primera pestaña recoge su información fiscal y de contacto:

• Datos Obligatorios: Los campos marcados con asterisco (Nombre y NIF/CIF) son imprescindibles para guardar la ficha.

• Tipo de Contacto: Selecciona si es Empresa/Autónomo o Persona. Esto ajustará los campos necesarios para la facturación.

• Organización: Aprovecha el campo Tags al final del formulario para etiquetar a tus clientes (ej. "VIP", "Sector Tech") y segmentarlos mejor en el futuro.

Configuración Financiera (Pagos)

En la pestaña Pagos de la ficha del cliente, puedes definir las preferencias de cobro para automatizar tus facturas:

• Cuentas Bancarias: Puedes registrar el IBAN y banco del cliente. El sistema incluye un selector con los logotipos de las principales entidades para facilitar la identificación.

• Vencimiento Predeterminado: Define aquí el plazo de pago habitual de este cliente (ej. "30 días"). Al hacer esto, cada vez que le emitas una factura, la fecha de vencimiento se calculará automáticamente basándose en esta configuración.

Productos/Servicios

Importar o crear productos o servicios

El apartado Productos y servicios permite crear y gestionar el catálogo de artículos que posteriormente podrán añadirse a facturas y presupuestos.

Disponer de un catálogo previo agiliza la emisión de documentos y evita introducir los mismos conceptos manualmente en cada factura.

Cómo crear productos o servicios

Existen dos formas de añadir artículos al sistema:

Creación manual

Mediante el botón Nuevo, se puede crear un producto o servicio introduciendo sus datos uno a uno.

Importación mediante CSV

Con el botón Importar, es posible subir un archivo CSV con múltiples productos o servicios.

Esta opción es especialmente útil cuando se dispone de un listado previo y se quiere cargar todo el catálogo de forma masiva.
Si no dispones de plantilla, puedes pulsar en Descargar Plantilla y se te descarga el CSV para que puedas añadir los productos.

Ventajas de utilizar el catálogo

Al crear una factura, los productos pueden seleccionarse directamente desde el listado guardado. Esto permite:

• Añadir conceptos sin tener que reescribirlos.

• Mantener coherencia en nombres, precios e impuestos.

• Reducir errores manuales.

• Ahorrar tiempo en la emisión de facturas recurrentes.

Contabilidad

Pagos

En esta sección tendrás una visión global de la tesorería de tu negocio. Aquí se centralizan todos los cobros que has ido registrando en tus facturas, permitiéndote llevar un control exhaustivo del flujo de caja.

Para consultar tus cobros, despliega el menú Contabilidad en la barra lateral y selecciona Pagos.

Listado y Búsqueda

La pantalla principal muestra un histórico de todas las transacciones recibidas. Para localizar un pago específico rápidamente, puedes utilizar los filtros superiores:

• Fecha: Busca cobros realizados en un día o periodo concreto.

• Nº Factura: Escribe el número del documento para ver si ha sido cobrado.

• Cuenta: Filtra por la cuenta bancaria o caja donde se recibió el dinero (ej. BBVA, Caja, etc.).

Acciones Disponibles

Es importante notar que esta pantalla es principalmente de consulta y corrección:

• Visualizar: Puedes ver la fecha, la factura vinculada (con enlace directo a ella), la cuenta de destino y el importe total.

• Eliminar Pagos: En la columna de Acciones (...), la única opción disponible es Borrar. Utiliza esto si has registrado un pago por error y necesitas anularlo.

¿Cómo añadir un nuevo pago? Recuerda que no se pueden crear pagos desde esta pantalla. Como se explicó en la sección de Ventas, para registrar un nuevo ingreso debes ir a la factura correspondiente y pulsar el botón "Añadir Pago". Una vez hecho, aparecerá automáticamente en este listado.

Cuentas contable

Este apartado es fundamental para la correcta estructuración financiera de tu empresa. Aquí podrás consultar y personalizar el Plan General Contable que utiliza la plataforma para registrar tus movimientos.

Listado y Organización

Al acceder, verás la tabla con todas las cuentas disponibles, organizadas por:

• Código y Nombre: Identificador numérico y descripción de la cuenta (ej. 10000000 - Capital social).

• Tipo de Cuenta: La categoría contable a la que pertenece.

• Estado: Indica si la cuenta está Activa para su uso o no.

Herramientas de Búsqueda

Para gestionar el listado eficientemente, utiliza la barra superior:

• Buscador: Localiza cuentas rápidamente escribiendo su código o nombre.

• Filtros:

  • Por Tipo: Despliega el menú para ver solo grupos específicos de cuentas.

  • Por Estado: Alterna las pestañas para ver Todas, solo las Activas o las Archivadas.

Crear Nueva Cuenta

Si necesitas añadir una cuenta específica que no viene por defecto:

1. Pulsa el botón naranja + Crear Cuenta situado arriba a la derecha.

2. Se abrirá una ventana emergente donde debes indicar:

   • Tipo de Cuenta: Selecciona el grupo contable al que pertenecerá (el sistema usará esto para asignar la numeración correcta).

   • Nombre de la Cuenta: Asigna un nombre descriptivo para identificarla fácilmente.

3. Finaliza pulsando Crear Cuenta.

Plantillas

Creación y edición de plantillas

Para poder generar plantillas, le damos a Nueva plantilla; si queremos editar una plantilla existente, le damos a Editar; si queremos trabajar sobre esa misma versión o crear una variante, podemos Editar o duplicar.

Una vez dentro, podemos seleccionar qué tipo de documento crear con esa plantilla: Factura o presupuesto. Además, podemos elegir entre 3 estilos de plantilla disponibles.

También podemos definir el Nombre de la plantilla (uso interno), que solo será visible para nosotros y nos permitirá identificarla fácilmente dentro del sistema.

Después podemos seleccionar el Nombre comercial (visible en el documento), que será el que aparecerá en la factura o presupuesto.

Además, es posible configurar el Color comercial o corporativo de la empresa y añadir el Logo en formato jpg, png o svg, con un tamaño recomendado máximo de 1080×480 px.

Una vez hecho, le damos a guardar y ya tendríamos la plantilla lista.

Configuración

General

Sistema de facturación

En el bloque Sistema de facturación se define el modelo bajo el que se emitirán las facturas.

Actualmente puede seleccionarse el modo:

Facturación estándar (PDF)

Este modo permite:

• Emitir facturas en formato PDF.

• Generar documentos válidos legalmente.

• Trabajar sin firma digital.

• Operar sin registros antifraude.

Es importante entender que este sistema cubre la operativa habitual, pero no incorpora mecanismos de verificación electrónica. Cuando la normativa lo exija, será necesario activar los sistemas correspondientes (SIF o Veri*Factu).

Este apartado no es meramente técnico: determina el marco legal en el que se emite la facturación.

Certificado digital (opcional)

El bloque Certificado digital permite cargar un certificado en formato .p12 o .pfx.

Su finalidad es:

• Emitir facturas electrónicas en formato Facturae.

• Firmar digitalmente documentos.

• Habilitar funcionalidades que requieran autenticación oficial.

El proceso de carga requiere:

1. Seleccionar el archivo del certificado.

2. Introducir la contraseña asociada.

3. Pulsar Subir para validarlo.

Configuración de correos

El bloque Correos permite definir cómo se enviarán las comunicaciones desde la plataforma (por ejemplo, el envío de facturas o presupuestos).

Nombre del remitente

Es el nombre visible que recibirá el cliente. Debe corresponder con la identidad comercial de la empresa.

Email de respuesta (Reply-To)

Es la dirección donde se recibirán las respuestas del cliente.

Puede ser diferente al email emisor para centralizar la gestión en un departamento concreto (administración, contabilidad, etc.).

Enviar copias a

Permite añadir direcciones adicionales que recibirán copia del envío.

Las direcciones deben separarse por comas.

Esta funcionalidad facilita el control interno y evita reenviar manualmente cada documento.

Apariencia

La sección Apariencia permite elegir el modo de visualización de la interfaz:

• Claro

• Oscuro

• Sistema

Este ajuste únicamente afecta a la visualización del entorno de trabajo del usuario. No modifica el diseño ni el formato de las facturas generadas.

 

Perfil

Perfil de usuario

El apartado Configuración > Perfil permite a cada usuario gestionar su información básica y la seguridad de acceso.

Datos del perfil

Aquí se pueden editar:

• Nombre

• Email

Tras realizar cualquier cambio, es necesario pulsar Guardar para actualizar la información.

Cambio de contraseña

Desde Configuración de la contraseña, el usuario puede modificar su clave de acceso.Para hacerlo, debe:

1. Introducir la contraseña actual.

2. Definir una nueva contraseña.

Este apartado solo afecta al acceso del usuario y no modifica la configuración de la empresa ni del sistema de facturación.

Empresa

El apartado Configuración > Empresa permite gestionar los datos fiscales y administrativos que aparecerán en las facturas y documentos generados desde la plataforma.

Es una sección básica pero crítica: cualquier error aquí se reflejará directamente en la facturación.

Identidad fiscal

En este bloque se definen:

• Nombre o razón social

• CIF/NIF

Estos datos se utilizarán automáticamente en todas las facturas emitidas.

Dirección fiscal

Permite configurar:

• Dirección

• País

• Provincia

• Municipio

• Código postal

Esta información forma parte obligatoria de los datos fiscales del emisor.

 

Términos y condiciones

Aquí pueden añadirse condiciones legales o comerciales que se incluirán en los documentos (por ejemplo, plazos de pago o cláusulas específicas).

Si no se configura ningún texto, no aparecerá contenido en este apartado dentro de las facturas.

Cuentas

En esta sección se registran las cuentas bancarias de la empresa.Para cada cuenta se define:

• Nombre identificativo

• Tipo (banco, efectivo, TPV, etc.)

• Moneda

• Banco

• IBAN

Estas cuentas podrán asociarse posteriormente a métodos de pago.

Métodos de pago

Aquí se configuran las formas de pago disponibles (por ejemplo, transferencia, PayPal, etc.).Para cada método se establece:

• Nombre del método

• Días de vencimiento

• Cuenta asociada

Esto permite automatizar los vencimientos y vincular cada forma de pago a una cuenta concreta.

Series de Facturas

El apartado Configuración > Series de facturas permite crear y gestionar distintas numeraciones para facturas, facturas rectificativas y presupuestos.

Aquí pueden configurarse varias series de forma simultánea, lo que permite separar la facturación por líneas de negocio, proyectos, delegaciones o cualquier otro criterio interno.

Qué se puede configurar en cada serie

Cada serie incluye:

• Nombre: identificador interno.

• Tipo: factura, rectificativa o presupuesto.

• Prefijo: código que aparecerá antes de la numeración.

• Dígitos: cantidad de cifras numéricas.

• Inicio: número desde el que comienza la serie.

• Siguiente: próximo número que se emitirá automáticamente.

Una de las series puede marcarse como Por defecto, que será la que el sistema utilice automáticamente al crear una nueva factura.

Para qué sirve tener varias series

Permite:

• Separar facturación por marcas o departamentos.

• Diferenciar ejercicios o etapas.

• Llevar control independiente de presupuestos y rectificativas.

El sistema mantiene la numeración correlativa dentro de cada serie, garantizando el orden y la trazabilidad.

Esta ventana corresponde a la creación o edición de una serie de facturación. Desde aquí se define cómo se generará la numeración de los documentos asociados a esa serie.

Campos configurables

Nombre visible

Identificador interno de la serie. Permite reconocerla fácilmente dentro del listado.

Prefijo

Código que aparecerá antes del número de factura (por ejemplo: TST00001).

Es obligatorio y define la estructura visual de la numeración.

Tipo

Permite indicar si la serie será para:

• Facturas

• Rectificativas

• Presupuestos

Cada tipo mantiene su propia numeración independiente.

Plantilla Se asocia una plantilla de diseño a la serie. Esto permite que determinadas series utilicen formatos de documento distintos.

Términos y condiciones Permite vincular un bloque de condiciones específico que se incluirá automáticamente en los documentos emitidos con esa serie.

Dígitos Cantidad de números que tendrá la numeración (por ejemplo, 5 dígitos → 00001).

Inicio Número desde el que comenzará la serie

Funcionamiento

Una vez guardada, la serie generará numeración correlativa automática.

Cada vez que se emita un documento con esta serie, el sistema incrementará el número de forma secuencial.

Este apartado permite un control estructurado de la facturación, especialmente útil cuando se gestionan diferentes líneas de negocio o necesidades administrativas.

Usuarios

El apartado Configuración > Usuarios permite gestionar las personas que tienen acceso a la plataforma.

Desde aquí se pueden ver los usuarios activos, consultar su email, identificar su rol, editar permisos y crear nuevos usuarios.

La gestión de usuarios está disponible únicamente para administradores.

Roles disponibles

Actualmente existen dos roles:

Admin

El usuario con rol admin tiene acceso completo a la plataforma. Puede configurar datos de empresa, crear y modificar series de facturación, gestionar plantillas, configurar métodos de pago y cuentas, crear y gestionar otros usuarios y emitir facturas y presupuestos. Es el perfil con control total sobre la configuración y la operativa.

Web user

El web user es un perfil limitado, pensado para tareas operativas. Puede generar facturas a partir de las plantillas creadas por un administrador.No puede modificar datos de empresa, crear o editar plantillas, cambiar configuraciones del sistema ni gestionar series o métodos de pago. Este rol permite emitir documentos sin comprometer la configuración estructural de la cuenta.

Logs de Acesso

El apartado Configuración > Logs de acceso muestra el registro de todos los accesos realizados a la cuenta.Su función es proporcionar un control de seguridad y permitir detectar accesos inusuales o no autorizados.En este listado se puede consultar:

• Usuario que ha iniciado sesión.

• Dirección IP desde la que se realizó el acceso.

• Navegador utilizado.

• Fecha y hora exacta del acceso.

Además, el sistema permite:

• Buscar por email de usuario.

• Filtrar por dirección IP.

• Filtrar por rango de fechas.

• Ordenar por más recientes.

Este apartado es especialmente útil para:

• Verificar actividad sospechosa.

• Confirmar accesos de usuarios concretos.

• Auditar el uso interno de la plataforma.

Es una herramienta de control y supervisión, no de configuración.